Ansprechpartner der Gastgeberstädte

Zentrale Koordinierung/Organisationsleitung

Die Zentrale Vorbereitungsarbeitsgruppe besteht aus Vertretern der Euroregionen der drei Länder, der Wojewodschaft Jelenia Gora, dem Kraj Liberec, der Sächsischen Staatskanzlei, dem Landkreis Löbau-Zittau und der Städte Bogatynia, Hrádek nad Nisou und Zittau sowie dem Projektmanagement des Städteverbundes

Einzelaufgaben:

  • Verantwortung Gesamtkonzept
  • Zentrale Zeitplanung und Kontrolle
  • Ansprechstelle für Bundes-/Landesministerien sowie EU-Kommissionen
  • Koordinierung der Einladungen für Veranstaltungen (z.B. Festakt)
  • Themen- und Mottofragen
  • Außenvertretung der Gesamtveranstaltung
  • Rechtliche / versicherungsrechtliche Fragen
  • Personaleinsatzplanung

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Presse- und Marketingkonzept
  • Koordination, Erstellung Flyer, Plakate, Programme
  • Pressemitteilungen, -konferenzen
  • Betreuung von Medienvertretern
  • Vermittlung von Interviewpartnern
  • Internetauftritt
  • Fotodokumentation
  • Pressespiegel

Programmgestaltung

  • Planung/ Koordination der gemeinsamen Programme
  • Sicherung der Vielfältigkeit unter Einbeziehung von Vereinen/ Einrichtungen/ Schulen/ Sport
  • Auswahl der Veranstaltungsorte in Zusammenarbeit mit der Technischen Sicherstellung
  • Ermittlung Medienbedarf
  • Management u. Controlling an den Veranstaltungstagen
  • Organisation von Podiumsgesprächen
  • Schaffung von Höhepunkten in der Programmgestaltung
  • Handel und Versorgung, Schausteller

Technische Sicherstellung

  • Verkehrskonzept, Verkehrslenkung, Ausschilderungen
  • Parkplätze
  • Medienbereitstellung (Energie, Wasser etc.)
  • Kommunikationskonzept u. Umsetzung
  • Fuhrpark
  • Bühnenorganisation, Beschaffung/Aufbau
  • Shuttle-Verkehr
  • Infrastrukturelle Maßnahmen
  • Reinigung, Entsorgung
  • Gestaltung Veranstaltungsorte unter freiem Himmel
  • Stadtbildgestaltung
  • Ordnung und Sicherheit einschl. Grenzorgane/ Rettungskräfte
  • Grenzerlaubnisse
  • Sanitäre Einrichtungen

Gäste- und VIP-Betreuung

  • Unterbringung Hotels, Pensionen
  • Betreuung VIP's, Organisation individueller Besuchsprogramme
  • Zentrale Anlaufstelle
  • Betreuung Partnerstädte

Finanzierung und Sponsoring